Come organizzare il tempo: le 8 cose che le persone super-produttive fanno Diversamente dagli Altri

Nella foto Eric Schmidt Fondatore e Ceo di google

Capire come organizzare il tempo è una delle abilità chiave per avere successo nella vita. In questo articolo ti svelerò le 8 cose che le persone super-produttive fanno in modo diverso da tutti gli altri.

“La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota.” Michael Altshuler.

Quando cerchiamo di conciliare tutto sembriamo dei giocolieri con troppe palline tra le mani. O peggio ancora, siamo così sopraffatti dagli impegni che finiamo inevitabilmente per perdere tempo in inutili distrazioni, distrazioni che a malapena alleviano la nostra crescente ansia.

Non è forse così?

Pensaci. Quando è stata l’ultima volta che sei tornato a casa soddisfatto dopo una giornata di lavoro super-produttiva?

Il punto è che viviamo in questo circolo vizioso fatto di stress, impegni senza fine e scarse soddisfazioni e come criceti corriamo all’impazzata dentro la nostra ruota di plastica, senza arrivare mai davvero da nessuna parte.

Deve esistere un modo migliore per organizzare il nostro tempo. Deve esistere un modo migliore per vivere la nostra vita professionale (e non solo).

“Qual è il tuo segreto numero uno per organizzare il tempo?”

Questa è la domanda che Kevin Kruse, esperto di produttività personale, ha fatto negli ultimi 2 anni a:

• 7 miliardari (tra cui il nostro amico Mark Cuban).

• 13 campioni olimpici.

• 29 studenti eccellenti di università americane dell’Ivy League (Harvard, Stanford, MIT, etc.).

• 239 imprenditori con attività multi-milionarie.

Insomma un “campioncino” di persone eccellenti, ma soprattutto persone super-produttive!

Le persone super-produttive danno valore ad ogni minuto

1. Le persone di successo hanno 1.440 buone ragioni per non perdere tempo

Puoi perdere soldi e rifarti in un secondo momento, ma ogni minuto che perdi è irrecuperabile.

Questa ossessione per il tempo sembra contraddistinguere tutte le persone intervistate da Mr. Kruse.

La ginnasta olimpica Shannon Miller arriva addirittura a programmare le proprie giornate al minuto.

Probabilmente non abbiamo bisogno di arrivare a questi estremi, ma è importante avere la consapevolezza che ogni giorno abbiamo a disposizione 1.440 minuti nuovi di zecca e che è nostra responsabilità farli fruttare al meglio.

2. Lavorano sulle loro attività più importanti almeno 2 ore ogni mattina

Tutti noi abbiamo giornate stra-incasinate, ma quante delle attività che portiamo avanti ogni giorno sono davvero importanti? Quante ci permettono di fare reali progressi? Quante avranno un impatto sulla nostra vita da qui a 5 anni?

Chi sa organizzare il tempo in maniera efficace si pone questa domanda ogni santo giorno e conosce molto bene la risposta.

La conosce talmente bene da dedicare a queste attività almeno 2 ore al giorno ogni mattina.

Prova a pensarci: dove sarai tra un anno, se ogni giorno dedicherai almeno 2 ore al mattino alle attività più importanti per il tuo studio, il tuo lavoro, il tuo business?

Senza andare troppo lontano nel tempo: dove sarai tra 3 mesi se adotterai questa semplice abitudine?

3. NON usano le famigerate to-do list (liste di cose da fare)

Non è un caso che la maggioranza dei nostri intervistati d’eccellenza abbiano ammesso di NON utilizzare una to-do list.

Le liste di cose da fare hanno infatti un terribile difetto…

Si trasformano spesso in “liste di cose che non riuscirò mai a fare“!

Chi è davvero super-produttivo preferisce di gran lunga utilizzare il proprio calendario per pianificare le attività.

Nel momento in cui fissiamo dei blocchi di tempo nel nostro calendario, sappiamo subito cosa saremo in grado di fare in una giornata e cosa invece deve essere tralasciato.

Le persone di successo “viaggiano nel tempo”

4. La maggioranza degli intervistati usa questo trucco per smettere di procrastinare

“Io presente” e “Io futuro” sono molto più simili di quanto vorremmo pensare.

In generale noi facciamo troppo affidamento sul nostro “Io futuro”, considerandolo una specie di super-eroe in grado di recuperare zilioni di ore di lavoro rimandate, allenamenti mai fatti e diete mai rispettate!

La verità è che il nostro “Io futuro” ci somiglia molto, anzi probabilmente sarà più stanco, stressato e demotivato.

La gran parte delle persone intervistate da Kevin Kruse è consapevole di questo inganno mentale e si assicura, nel presente, di adottare tutte le contro-misure necessarie affinché l’Io futuro rispetti gli impegni presi.

Un esempio? Se intraprendono una dieta si assicurano di aver eliminato da ogni scompartimento della cucina tutti i cibi spazzatura.

5. Non fanno mai gli straordinari

Le persone super-produttive hanno un’etica del lavoro ferrea, ma sanno bene che la produttività personale ha un picco e che ogni minuto che spendiamo a lavorare quando ormai abbiamo superato quel picco è un minuto di lavoro sprecato.

Molto meglio staccare, rigenerarsi e ripartire con energie fresche il giorno dopo.

(Su questo tema ti consiglio di approfondire il concetto di stress-recovery routinedi cui ti ho parlato in questo articolo).

6. Hanno un taccuino sempre a portata di mano

Richard Branson ha affermato in più occasioni che senza il suo fidato taccuino probabilmente non sarebbe riuscito a creare quell’impero chiamato Virgin.

Il punto è che la maggior parte delle persone considera il proprio cervello un magazzino, quando in realtà è un sofisticato elaboratore di idee e soluzioni.

Non è dunque un caso che diversi intervistati utilizzino un taccuino per catturare idee, riflessioni, appunti e per liberare rapidamente la propria mente.

7. Hanno imparato a gestire la propria energia

Si parla quasi sempre di gestire il tempo, organizzare il tempo, ma alla fine, come abbiamo visto, abbiamo tutti 1.440 minuti al giorno.

Quello che possiamo davvero gestire è quindi il nostro livello di energia.

Imprenditori, atleti e studenti di successo sanno perfettamente quanto sia importante gestire le proprie riserve di energia e non perdono occasione per rimpinguarle con una buona dose di sonno, cibo sano e sport.

(Se vuoi approfondire il tema “energia”, leggi questo articolo: “Sei sempre stanco? Le 4 forme di energia che devi imparare a gestire“).

8. Usano la regola del “singolo tocco”

Sei di quelli che controllano la propria email sullo smartphone tutto il giorno? O magari inizi un’attività, la interrompi dopo pochi minuti, per trascinartela dietro per giornate intere?

Nulla di più sbagliato!

Pensa all’esempio dell’email.

Magari leggi un messaggio di lavoro sullo smartphone mentre sei fermo al semaforo, naturalmente non riesci a rispondere, intanto però si insinuano nella tua mente 27 possibili risposte

Quanto tempo avresti risparmiato, se avessi “toccato” quell’email una sola volta, magari in un momento in cui eri sicuro di poterti ritagliare 15 minuti per una risposta ben ponderata?

Ecco, le persone che sanno organizzare il proprio tempo evitano questo errore come la peste e si impongono la regola del “singolo tocco”:

“Ogni attività va svolta il numero minore di volte (possibilmente una) e nel momento più adatto.”

Non limitarti ad organizzare il tempo… Crea Tempo

Mi auguro tu abbia trovato come sempre spunti utili per la tua produttività personale in questo articolo.